Hubungi Kami di WA 08-951-951-3333

Tesis Waktu Tunggu : Pengembangan Standar Sistem Waktu Tunggu Pelayanan Farmasi

Judul Tesis : Pengembangan Standar Sistem Waktu Tunggu Pelayanan Farmasi Pasien Rawat Jalan di Unit Farmasi Rs.XYZ Tahun 2013

 

A. Latar Belakang Tesis

Unit farmasi, sebagai salah satu fasilitas pelayanan RS.XYZ harus dapat memberikan pelayanan yang prima kepada pasien nya sesuai dengan kebijakan mutu dari rumah sakit ini yaitu memberikan pelayanan yang handal, cepat, tepat, ramah, proaktif dan konsisten kepada pasien dan keluarga sesuai dengan sistem manajemen mutu dari rumah sakit tersebut. Dengan adanya sistem komputer yang sudah terintegrasi, dimana sistem pembayaran untuk pembelian obat di unit farmasi rawat jalan selain dapat dilakukan di counter kasir farmasi, dapat juga dilakukan disemua counter kasir poli rawat (One Stop Shoping). Dengan sistem tersebut maka akan mengurangi antrian pembayaran obat di counter farmasi.Selain itu sudah tersedia sistem untuk resep elektronik, dimana dokter dapat melakukan penginputan resep dengan menggunakan komputer langsung dari ruang konsultasi dan resep akan langsung dapat dilihat disistem komputer kasir poli, sehingga pasien dapat langsung melakukan pembayaran langsung di kasir. Jika pasien sudah melakukan pembayaran obat sesuai resep elektronik yang ada, maka kasir dapat melakukan pengiriman resep dan detail pembayaran pasien langsung ke unit farmasi secara sistem, sehingga pasien tinggal menunggu obat selesai disiapkan di unit farmasi.

Ada beberapa keluhan dari pasien, mengenai pelayanan obat yang lama, pegawai tidak ramah dan beberapa keluhan lain. Hasil survey eksternal yang dilakukan untuk pasien rawat jalan sebanyak 250 responden, terhadap waktu tunggu farmasi, prosentase pada Juli 2011 sebesar 62%, Nopember 2011 sebesar 80% dan Juli 2012 sebesar 89,6%, dimana responden menyatakan waktu tunggu farmasi sangat baik dan baik. Guna mengurangi keluhan menciptakan keunggulan kompetitif dalam pelayanan di farmasi rawat jalan, RS.XYZ menetapkan suatu Key Performance Indicator (KPI) / indikator kunci kinerja untuk bagian farmasi rawat jalan salah satunya adalah kecepatan pelayanan obat resep di farmasi rawat jalan yaitu waktu tunggu pelayanan obat jadi ≤ 10 menit dan waktu tunggu pelayanan obat racikan ≤ 30 menit, dengan target pencapaian setiap bulan adalah : untuk obat jadi 90% dari total jumlah resep obat jadi yang masuk dan 80% dari total jumlah resep obat racikan yang masuk. Tenggang waktu tunggu pelayanan resep dimulai dari petugas farmasi menerima resep dari pasien (untuk resep manual) ataupun petugas menerima print out resep dari kasir (untuk resep elektronik), dimana resep sudah selesai dalam proses administrasi, sampai dengan obat siap untuk diserahkan ke pasien (setelah melalui tahap pengecekan obat). Numerator untuk standar ini adalah jumlah resep yang dilayani kurang dari waktu standar dan denumeratornya adalah jumlah total resep yang masuk.

 

B. Pertanyaan Penelitian

  1. Bagaimana gambaran situasi penyelenggaranan pelayanan unit farmasi rawat jalan RS.XYZ yang terdiri dari elemen input (resep, SDM, sarana dan prasarana), elemen proses (semua tahapan dalam proses penyiapan obat), kebijakan RS dan unit farmasi , Standart Operational Procedure (SOP) dan elemen outputnya berupa waktu tunggu farmasi yaitu waktu yang dibutuhkan pada tahap-tahap pelayanan resep pasien rawat jalan, mulai dari bagian kasir sampai bagian penyerahan obat kepada pasien atau keluarga pasien?
  2. Apakah perlu dikembangkan suatu standar baru pada sistem pelayanan unit farmasi rawat jalan, yang terdiri dari elemen input (resep, SDM, sarana/prasarana), elemen proses (semua tahapan dalam proses penyiapan obat), kebijakan RS dan unit farmasi, Standart Operational Procedure (SOP) dan elemen outputnya berupa waktu tunggu farmasi?

 

C. Tinjauan Pustaka

Total Quality Management (TQM)

TQM adalah pendekatan manajemen pada suatu organisasi, berfokus pada kualitas dan didasarkan atas partisipasi dari keseluruhan sumber daya manusia dan ditujukan pada kesuksesan jangka panjang melalui kepuasan pelanggan dan memberikan manfaat pada anggota organisasi (sumber daya manusia) dan masyarakat. TQM juga diterjemahkan sebagai pendekatan berorientasi pelanggan yang memperkenalkan perubahan manajemen yang sistematik dan perbaikan terus menerus terhadap proses, produk, dan pelayanan suatu organisasi. Proses TQM memiliki input yang spesifik (keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan), mentransformasi (memproses) input dalam organisasi untuk memproduksi barang atau jasa yang pada gilirannya memberikan kepuasan kepada pelanggan (output).

Pelayanan Rawat Jalan

Proses pelayanan rawat jalan dimulai dari pendaftaran, ruang tunggu, pemeriksaan dan pengobatan diruang periksa, pemeriksaan penunjang bila diperlukan, pemberian obat di apotik kemudian pasien pulang. Pelayanan yang baik bagi pasien berobat jalan tidak bergantung pada jumlah orang yang selesai dilayani setiap hari atau dalam jam kerja, melainkan efektivitas pelayanan itu sendiri.

Pengertian Farmasi Rumah sakit

Menurut Siregar (2003), farmasi rumah sakit adalah suatu bagian/ unit/divisi atau fasilitas di rumah sakit, dimana dilakukannya semua kegiatan kefarmasian yang ditujukan untuk keperluan rumah sakit itu sendiri. Sebuah unit farmasi rumah sakit akan dipimpin oleh seorang apoteker dan dibantu oleh beberapa apoteker, asisten apoteker dan petugas lainnya yang memenuhi persyaratan perundang-undangan dan aturan perusahaan, dimana masing masing mempunyai tanggu jawab atas seluruh pekerjaan serta pelayanan kefarmasian, yang terdiri atas pelayanan paripurna yang mencakup perencanaan, pengadaan, produksi, penyimpanan perbekalanan kesehatan/ sediaan farmasi, dispensing obat berdasarkan resep bagi penderita saat tinggal dan rawat jalan, pengendalian mutu dan pengendalian distribusi dan penggunaan seluruh perbekalan kesehatan di rumah sakit.

Waktu Tunggu Pelayanan

Waktu tunggu adalah waktu yang dipergunakan oleh pasien untuk mendapatkan pelayanan rawat jalan dan rawat inap dari tempat pendaftaran sampai masuk ke ruang pemeriksaan dokter (Depkes RI, 2007). Waktu tunggu di rumah sakit berkaitan dengan pelayanan kesehatan meliputi pelayanan rekam medis, gawat darurat, pelayanan poliklinik dan lain sebagainya. Waktu tunggu adalah waktu yang digunakan oleh petugas kesehatan di rumah sakit untuk memberikan pelayanan pada pasien. Waktu tunggu merupakan masalah yang sering menimbulkan keluhan pasien di beberapa rumah sakit. Lama waktu tunggu pasien mencerminkan bagaimana rumah sakit mengelola komponen pelayanan yang disesuaikan dengan situasi dan harapan pasien (Depkes, 2007).

 

D. Metodologi Penelitian

Penelitian ini terdiri dari 4 tahap, yaitu:

1. Tahap Analisa Situasi

Merupakan suatu penelitian yang bersifat deskriptif, dengan pendekatan kuantitatif dan kualitatif secara pengamatan (observasional), telaah dokumen dan wawancara mendalam. Desain penelitian ini bila ditinjau dari segi waktu penelitian, merupakan penelitian secara cross sectional dimana data variabel independen dan dependen dikumpulkan pada waktu bersamaan (satu saat), dimana tujuannya untuk mengetahui faktor faktor yang mempengaruhi waktu pelayan resep pasien rawat jalan di unit farmasi RS.XYZ dan teknik penelitian ini adalah teknik triangulasi data , guna penguatan informasi-informasi dengan beberapa cara untuk mengurangi bias yang ada.

 

2. Tahap Pengembangan Standar.

Pada tahap ini akan dilakukan meeting atau diskusi 1 hari dengan pihakpihak terkait dengan pelayanan unit farmasi rawat jalan. Proses diskusi akan dimulai dengan menjabaran hasil analisa situasi yang ada . Setelah itu unit farmasi akan memutuskan perubahan standar atau pembuatan standar baru guna penentuan pengembangan standar sehingga akan ada peningkatan kualitas pelayanan unit farmasi dengan metode CDMG (Consesus Decision Making Group)

 

3. Tahap Analisa Kesenjangan (Gap Analysis)

Tahap dimana peneliti akan melakukan pembandingan situasi antara kondisi atau situasi dari elemen input, proses dan output yang ada saat ini pada unit farmasi rawat jalan dengan standar yang sudah disepakati bersama pada tahap pengembangan standar.

 

4. Tahap Rencana Aksi (Action plan)

Setelah mengetahui kesenjangan yang ada maka ditetapkan rencana kegiatan dalam upaya pencapaian standar waktu tunggu pelayanan unit farmasi rawat jalan sebagai elemen outputnya. Setelah itu akan dilihat tindakan apa saja yang perlu dilakukan pada setiap tahapan pada elemen proses (penerimaan resep, pembuatan etiket, penyiapan sediaan obat, peracikan obat, pengemasan obat, pengecekan obat dan penyerahan obat). Dan terakhir adalah pengembangan rencana aksi untuk setiap kesenjangan yang ada pada elemen input ( resep, SDM, sarana dan prasarana) yang ada pada proses pelayanan unit farmasi.

 

E. Kesimpulan

Pengembangan standar yang dibutuhkan, maka dapat disimpulkan sebagai berikut.

1. Masih belum tercapainya KPI unit farmasi RS.XYZ pada 3 bulan (Januari – Maret 2013), dimana rata-rata pencapaian waktu tunggu yaitu untuk: Obat jadi : 52% dan Obat racikan : 57%.

2. Dari telaah data tgl 11-30 Maret 2013, jumlah resep obat jadi yang masuk pada hari Senin dan Sabtu lebih tinggi dengan rata-rata jumlah resep masuk pada hari-hari tersebut ± 370 resep. Dan rata – rata jumlah resep obat racikan yang masuk sekitar ± 127 resep/hari, dan paling tinggi pada hari Sabtu dan Rabu, dan jumlah resep yang masuk pada sore hari lebih tinggi dibanding pada pagi hari. Gambaran tersebut bisa dilihat tren jumlah resep masuk pada hari dan jam tertentu.

 

Contoh Tesis Waktu Tunggu

  1. Analisis Waktu Tunggu Pelayanan Rawat Jalan di Klinik dr. Katili Bogor Tahun 2012
  2. Analisis Waktu Tunggu Pelayanan Resep Pasien Askes Rawat Jalan di Yanmasum Farmasi RSPAD Gatot Soebroto Tahun 2011
  3. Analisis Waktu Tunggu Pelayanan Resep Pasien Umum di Farmasi Unit Rawat Jalan Selatan Pelayanan Kesehatan Sint Carolus Tahun 2011
  4. Analisis Waktu Tunggu Pelayanan Unit Rawat Jalan Rumah Sakit Mh. Thamrin, Jakarta Tahun 2013
  5. Analisis Waktu Tunggu Pemberian Informasi Tagihan Pasien Pulang Rawat Inap Tahun 2012
  6. Model Waktu Tunggu Pada Persimpangan Lampu Lalu Lintas
  7. Pengembangan Standar Sistem Waktu Tunggu Pelayanan Farmasi Pasien Rawat Jalan di Unit Farmasi Rs. Xyz Tahun 2013