Tesis Perubahan Organisasi : Analisis Komunikasi Internal dlm Mendukung Pelaksanaan

Judul Tesis : Analisis Komunikasi Internal dalam Mendukung Pelaksanaan Manajemen Perubahan Organisasi (Studi Kasus Implementasi Program Reformasi Birokrasi di Kementerian Perdagangan)

 

A. Latar Belakang Masalah

Sebuah survei tentang human capital yang dilakukan oleh Deloitte and Touche yang dimuat pada The Financial Express, 31 Januari, 2005 menanyakan kepada responden tentang faktor sumber daya yang menentukan kesuksesan sebuah organisasi. Sebanyak 95% responden menjawab bahwa faktor tersebut adalah komunikasi internal yang efektif. Pada saat yang sama, hanya 22% dari responden yang terdiri dari para eksekutif perusahaan tersebut yang mengakui bahwa komunikasi internal dilakukan secara efektif.

Survei ini menguatkan fakta bahwa meski hampir seluruh pimpinan organisasi dan perusahaan menyadari arti penting atau peran komunikasi internal, mereka belum memikirkannya secara serius. Peran penting komunikasi internal hanya dimengerti (dalam tahap kognitif) tetapi belum mencapai tahap afektif (mempengaruhi sikap) dan perilaku. Komunikasi internal belum menjadi bagian dari langkah-langkah strategis yang dibuat oleh organisasi dan perusahan dalam mencapai tujuan atau visi dan misi mereka.

 

B. Perumusan Masalah

Bagaimana peran komunikasi internal di Kementerian Perdagangan dalam mendukung pelaksanaan manajemen perubahan di lembaga tersebut?

 

C. Kerangka Pemikiran

Komunikasi Organisasi

Gerald M. Goldhaber dalam bukunya Organizational Communication (1993, hal. 27), memaknai komunikasi organisasi sebagai suatu proses penciptaan dan pertukaran pesan dalam jaringan hubungan yang interdependen (saling ketergantungan) untuk mengatasi ketidakpastian lingkungan. Menurut Goldhaber, sebuah organisasi beroperasi dalam sistem sosial yang terbuka dan kompleks di mana proses saling mempengaruhi antara organisasi dan lingkungannya terjadi melalui interaksi anggotanya dan pesan yang ada dalam sistem tersebut. Komunikasi organisasi adalah kekuatan pusat yang mengikat yang memungkinkan terjadinya koordinasi di antara staf organisasi dan dengan demikian memungkinkan terjadinya perilaku yang terorganisir.

Komunikasi Internal

Merujuk pada definisi yang disampaikan oleh Goldhaber, bagian dari komunikasi organisasi adalah komunikasi internal. Komunikasi dalam lingkungan internal terkait komponen personel, anggota organisasi dan fungsi mereka serta isu-isu besar organisasi seperti tujuan organisasi, produk, jasa, integrasi organisasi atau berhubungan dengan kultur organisasi.

 

Manajemen Perubahan

Manajemen perubahan adalah suatu pendekatan terstruktur untuk mengubah individu, tim dan organisasi dari situasi saat ini menuju situasi yang diinginkan. Manajemen perubahan merupakan proses organisasi yang bertujuan membantu anggota organisasi untuk menerima dan melakukan perubahanperubahan dalam lingkungan kerja mereka saat ini (http://searchciomidmarket. techtarget.com/definition/change-management).

 

D. Metodologi Penelitian

Penelitian ini menggunakan metodologi kualitatif deskriptif dengan pendekatan studi kasus.

Penelitian kualitatif tidak mengutamakan besarnya populasi atau sampling bahkan populasi atau sampingnya sangat terbatas. Jika data yang terkumpul sudah mendalam dan bisa menjelaskan fenomena yang diteliti, maka tidak perlu mencari sampling lainnya.

Penelitian kualitatif menggali informasi melalui berbagai metode pengumpulan data yang populer seperti observasi, wawancara mendalam, dan FGD.

Metode pengumpulan data melalui wawancara dan FGD digunakan untuk mengungkapkan apa yang dianggap penting bagi para staf dan manajemen tersebut termasuk: pemahaman, sikap, perasaan, dan pendapat tentang faktorfaktor seperti pesan utama, akses informasi, kegiatan-kegiatan komunikasi dan proses umpan balik.

Studi kasus merupakan salah satu teknik penelitian kualitatif yang dipakai untuk mendapatkan pemahaman mendalam tentang fenomena yang diteliti, tetapi kesimpulan yang didapat terbatas hanya tentang fenomena itu pada tempat dan kurun waktu terntentu pula.

 

E. Kesimpulan

1. Komunikasi internal di Kemendag belum berperan secara ideal dalam mendukung pelaksanaan manajemen perubahan karena belum direncanakan secara strategis dengan pendekatan yang komprehensif. Mengacu pada teori Strategic Communication D’Aprix, Kemendag seharusnya menyusun strategi komunikasi internal yang diawali dengan asesmen untuk memetakan isu-isu komunikasi, mengidentifikasi kebutuhan staf akan informasi, melakukan audit komunikasi, menyepakati pesan-pesan utama, menyusun indikator keberhasilan, menyusun rencana aksi (kegiatan apa saja yang akan dilakukan, siapa yang melakukan, darimana anggaran disediakan, kapan akan dilakukan dan lain-lain), merencanakan evaluasi untuk memperoleh umpan balik dari staf Kemendag. Kegiatan komunikasi program reformasi birokrasi yang dilakukan selama ini belum terintegrasi atau terlepas-lepas dan belum berkesinambungan. Perumusan pesan dan pemilihan media langsung ditentukan dan belum dilakukan berdasarkan asesmen yang komprehensif, sebagaimana dianjurkan oleh D’Aprix.

2. Implementasi program reformasi birokrasi memaksa Kemendag untuk memikirkan peran komunikasi internal secara lebih serius untuk memfasilitasi perubahan-perubahan di kementeriannya. Meski tanpa adanya strategi komunikasi yang terintegrasi, kegiatan-kegiatan komunikasi yang telah dilakukan dinilai telah mampu menyampaikan isi pesan tentang visi, misi dan tujuan organisasi secara jelas (pesan dapat dimengerti dengan baik), konsisten (pesan tidak saling bertentangan), kredibel (pesan disampaikan oleh pihakpihak yang dipercaya oleh audiens) dan inspiratif (pesan mampu memotivasi audiens). Selain itu, Kemendag dinilai sudah mulai memanfaatkan media komunikasi yang beragam dan media interaktif serta inovatif, dimana beberapa diantaranya merupakan media yang sama sekali baru bagi Kemendag. Penyampai pesan juga dinilai kredibel. Namun demikian, Kemendag belum memanfaatkan media preferensi staf Kemendag yaitu media tatap muka. Media ini diminati oleh staf Kemendag karena dinilai dapat memberikan kesempatan untuk berinteraksi langsung dengan atasan mereka. Terkait peran manajemen, pimpinan puncak dan menengah Kemendag dinilai berperan cukup aktif dalam pelaksanaan kegiatan komunikasi program reformasi birokrasi ini.

4. Ada dua akar masalah yang menjadi faktor penghambat dalam pelaksanaan komunikasi internal untuk mendukung manajemen perubahan di Kemendag. Pertama, belum tersedianya strategi komunikasi yang ideal, sebagaimana dipaparkan dalam poin 1 di atas. Kedua, belum adanya tim komunikasi strategis yang memberikan komitmen kerja penuh untuk kegiatan-kegiatan komunikasi program reformasi birokrasi. Barret menekankan pentingnya pendekatan lintas tingkatan, lintas fungsi/unit dan menyertakan anggota organisasi di luar staf komunikasi.

 

Contoh Tesis  Perubahan Organisasi

  1. Dampak Perubahan Organisasi terhadap Manajemen Pengetahuan pada Pelayanan Perizinan dan Pembinaan Pedagan Kaki Lima oleh Organisasi Pemerintahan Kota Yogjakarta
  2. Analisis Komunikasi Internal dalam Mendukung Pelaksanaan Manajemen Perubahan Organisasi – Studi Kasus Implementasi Program Reformasi Birokrasi di Kementerian Perdagangan
  3. Aplikasi Model The Readiness For Change Profile untuk Mengetahui Faktor-Faktor Penghambat Perubahan Organisasi di Perusahaan Perkebunan
  4. Diagnosis Perubahan Kultur Organisasi dalam Rangka Transformasi Organisasi, Studi Kasus pada Kantor Pusat P.T. Kereta Api (Persero)
  5. Dinamika Perubahan Organisasi Pemerintah Daerah Kota Makassar dalam Implementasi Otonomi Daerah (Kasus pada Dinas Kesehatan Kota Makassar)