Hubungi Kami di WA 08-951-951-3333

Skripsi Manajemen: Prosedur Surat – Menyurat pd Bagian Sekretariat di RS Kasih Ibu

Judul Skripsi :  Prosedur Surat – Menyurat pada Bagian Sekretariat di Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta

 

A. Latar Belakang

Banyak manfaat yang dapat diperoleh melalui surat, selain mudah dalam penggunaannya, surat juga merupakan salah satu media berkomunikasi yang biasanya relatif murah walaupun isi yang terdapat di dalam surat relatif panjang. Surat juga dapat digunakan sebagai salah satu bukti tertulis dimana jika ada suatu masalah, maka surat dapat digunakan sebagai bukti yang kebenarannya tidak dapat diragukan lagi karena di dalam surat telah diperinci dengan jelas setiap permasalahannya. Surat juga berisi informasi tentang pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, saran, dan sebagainya.

Pada umumnya, pelaksanaan surat menyurat pada bagian sekretariat di Rumah Sakit Kasih Ibu sama dengan perusahaan/instansi lainnya. Semua surat masuk disortir/dipilah-pilah menurut tujuannya. Setelah itu ditulis dalam buku agenda kemudian diserahkan kepada alamat yang dituju. Hal yang sama juga berlaku untuk surat keluar. Keseluruhan proses tersebut harus dilaksanakan sesuai prosedur yang berlaku di Rumah Sakit Kasih Ibu. Begitu pula dengan proses penyimpanan, semua surat masuk maupun surat keluar harus disimpan dengan rapi di tempatnya sehingga mudah untuk diketemukan kembali jika surat-surat tersebut akan diperlukan lagi. Hal yang sangat penting dan perlu diperhatikan adalah ketertiban administrasi sehingga surat yang dibuat dan dikirim cepat sampai pada tujuannya dan mendapatkan respon atau tanggapan dari pihak penerima sesegera mungkin. Di lingkungan Rumah Sakit Kasih Ibu surat memegang peranan yang sangat penting. Karena dengan surat maka pihak rumah sakit dapat berinteraksi dengan pihak luar umumnya dan juga berfungsi sebagai alat komunikasi antar karyawan, dokter, dan pimpinan.

 

B. Rumusan Masalah

Bagaimana prosedur pelaksanaan kegiatan administrasi surat-menyurat pada bagian sekretariat Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta?

 

C. Tinjauan Pustaka

Pengertian Prosedur

Menurut Ig. Wursanto, prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan. (1991:20). Selain itu, terdapat pula pengertian prosedur yang lain yaitu perincian langkah-langkah dari sistem dan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan erat satu sama lainnya untuk mencapai tujuan tertentu. Maka, dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah suatu bentuk rencana yang berkaitan dengan penetapan cara bertindak dan berlaku untuk kejadiankejadian di masa mendatang.

Pengertian Surat

Perngertian surat yang lain disampaikan oleh Ig. Wursanto yaitu suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dsb) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain. (1989:20).

Fungsi Surat

Menurut Basir Bartos (1990:36), surat mempunyai fungsi sebagai berikut:

  • Wakil dari pengirim/penulis
  • Bahan pembukti
  • Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut
  • Alat pengukur kegiatan organisasi
  • Sarana memperpendek jarak

 

D. Metode Penelitian

Di dalam melakukan pengamatan jenis penelitian yang digunakan adalah jenis penelitian deskriptif yang menggambarkan mengenai prosedur surat menyurat pada bagian sekretariat Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta.

Sumber data dalam pengamatan ini adalah sumber data primer melalui wawancara dan observasi, serta sumber data sekunder melalui arsip-arsip dan keterangan-keterangan lain yang melengkapi dan mendukung dalam pengamatan.

Penarikan sampel dilakukan dengan teknik purposive sampling dengan mengambil informan kasie sekretariat. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan observasi, wawancara dan dokumetasi.

 

E. Kesimpulan

Prosedur Penanganan Surat Masuk

Surat masuk yang diterima oleh sekretariat kemudian disortir, dibuka dan dikeluarkan dari sampul, diteliti mengenai asal surat, jika atas nama Direktur Rumah Sakit Kasih Ibu maka langsung diproses. Setelah diteliti maka surat dibaca dan diagendakan dalam buku agenda surat masuk. Setelah diagenda, surat diserahkan kepada Direktur untuk diberikan instruksi. Kemudian petugas sekretariat menyerahkan surat tersebut kepada bagian yang diberi instruksi untuk ditindaklanjuti, surat yang diberikan kepada bagian yang bersangkutan merupakan salinan/kopian. Sedangkan surat yang asli langsung disimpan sebagai arsip.

 

Prosedur Penanganan Surat Keluar

Proses penanganan surat keluar yang dilakukan di bagian secretariat RSKI yaitu : pengonsepan surat dilakukan oleh masing-masing bagian. Konsep surat yang sudah jadi kemudian diserahkan ke bagian secretariat untuk diketik dan diberi nomor urut surat, unit kerja, kode perihal, kode bulan dan tahun pembuatan surat. Surat hasil ketikan kemudian diberikan kepada bagian yang membutuhkan untuk dikoreksi. Setelah dikoreksi, maka surat dimintakan tanda tangan pada direktur dan diberi stempel Rumah Sakit untuk kemudian dikirim dan diarsip.

Pengagendaan surat

Baik surat masuk maupun surat keluar diagendakan dalam buku agenda. Untuk surat masuk dicatat/diagenda dalam buku Agenda Surat Masuk, sedangkan untuk surat keluar diagenda dalam buku Agenda Surat Keluar. Hal tersebut berfungsi untuk memudahkan pemrosesan surat serta mengetahui alur surat jika di kemudian hari menemui masalah.

 

Contoh Skripsi Manajemen

  1. Analisis Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Struktur Modal Perusahaan Manufaktur di Bursa Efek Indonesia
  2. Analisis Network Produk Kursi Jati pada PT ART FURNITURE di Boyolali
  3. Prosedur Surat – Menyurat pada Bagian Sekretariat di Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta
  4. Penerapan Saluran Distribusi Orangin pada Perusahaan Jamu PT Air Mancur Karanganyar
  5. Penentuan Strategi Bauran Pemasaran yang diterapkan pada PT. Kharisma Rotan Mandiri

 

Incoming search terms: