Skripsi Manajemen: Prosedur Pengelolaan Surat Masuk & Surat Keluar pd Kantor Dinas Pendapatan Daerah

Judul: Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah

A. Latar Belakang

Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau korespondensi, maka dari itu pada suatu perusahaan atau instansi kegiatan surat menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh, karena isi dari surat pada perusahaan atau instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari perusahaan/ instansi yang bersangkutan, maka dari itu perlu adanya pengelolaan surat. Dalam suatu organisasi / perusahaan surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman / ekspedisi. (Wursanto, 1991: 108), sedangkan pengertian surat keluar adalah surat yang sudah lengkap ( bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang bewenang ) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor, atau lembaga untuk ditujukan / dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain. (Wursanto, 1991: 144). Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik meliputi; pengelompokkan surat, membuka surat, pemeriksaan surat, pencatatan surat dan pendistribusian surat, sedangkan untuk surat keluar meliputi; pembuatan konsep, persetujuan konsep, pengetikan surat, pemberian nomor, penyusunan surat, pengiriman surat. (Widjaja, 1990 :30).

Seperti halnya di kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah, Dinas Pendapatan Daerah merupakan instansi Pemerintah yang menpunyai peranan penting dibidang pendapatan daerah, Pada Kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jateng surat merupakan sarana informasi, sumber data dan komunikasi yang penting didalam pencapaiaan tujuan yang diinginkan. Prosedur pengelolaan surat pada kantor Dipenda Provinsi Jateng pelaksanaannya dilakukan berdasarkan petunjuk teknis pengelolaan surat masuk dan surat keluar dan tata naskah dinas pada Dipenda provinsi jawa tengah, Di dalam pengelolaan suratnya asas yang digunakan adalah didasarkan pada asas sentralisasi yang artinya bahwa surat yang masuk dan keluar melalui satu pintu. Namun didalam realisasinya masih tedapat sedikit ketidak sesuaiaan dengan petunjuk teknis pengelolaan surat masuk, surat keluar dan tata naskah dinas pada Dipenda Prov Jateng

 

B. Rumusan Masalah

  1. Bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah ?
  2. Kendala-kendala apa yang dihadapi oleh kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluarnya ?

 

C. Landasan Teori

Fungsi dan Kedudukan Surat Dalam Kinerja Kantor

Fungsi surat menurut Silmi (2002 : 2) antara lain :

  1. Surat berfungsi sebagai sarana komunikasi, surat merupakan sarana komunikasi yang ekonomis, efektif dan praktis.
  2. Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima.
  3. Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi secara tertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum.
  4. Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk di tindak lanjuti.
  5. Bahan pengingat, Surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktifitasnya dimasa lalu yang bisa dipergunakan untuk melakukan kegiatan selanjutnya baginya.
  6. Jaminan, Surat dapat menjadi surat jaminan, seperti jaminan keamanan pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan lain sebagainya.
  7. Alat pengikat, Surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak dengan kekutan hukum, semisal dalam surat kontrak.
  8. Alat promosi, Surat dapat menjadi alat promosi bagi biro, kantor atau perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atau siapapun juga yang membaca surat tersebut.
  9. Alat untuk penghematan, Surat dapat menghemat, baik waktu, tenaga dan juga biaya, karena selembar surat telah dapat mewakili kedatangan pembuat surat secara nyata.

 

Prosedur Surat Masuk

Surat-surat yang masuk harus dicatat didalam buku arsip surat masuk. Sistem pencatatan menurut Zulkifli Amsyah ada 3 macam yaitu :

  1. Buku agenda, buku agenda sebagai alat untuk mencatat surat masuk dan keluar, halaman- halamannya berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang dicatat.
  2. Kartu Kendali, kartu kendali adalah selembar kertas berukuran 10 cm x 15 cm yang berisikan data-data suatu surat atau indeks, isi ringkas lampiran, dari, kepada, tanggal surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, M/K, kode dan catatan. (untuk pemakaian kartu kendali hanya untuk berlaku pada surat penting saja.)
  3. Tata Naskah, adalah suatu kegiatan administrasi didalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi- segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.

Prosedur Pengendalian Surat Keluar

Prosedur pengendalian surat keluar secara sentralisasi yaitu :

  1. Konsep surat dibuat oleh unit pengolah
  2. Setelah konsep diketik dan ditandatangani pejabat yang berwenang, dan diserahkan ke unit kearsipan untuk diberi nomor dan dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga.
  3. Setelah dicatat, kartu kendali II dan III berikut tembusannya disampaikan ke prngolah unit untuk diperiksa seperlunya dan diparaf.
  4. Kartu Kendali II diserahkan kepada unit kearsipan dan digunakan sebagai arsip, dan kartu kendali I disimpan pencatat.
  5. Setelah surat siap dikirim diteruskan ke bagian ekspedisi

 

D. Metode Penelitian

Lokasi penelitian ini adalah pada Sub Bagian Umum Kantor Dipenda Prov. Jateng, adapun metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi, wawancara dan dokumentasi.

Data yang terkumpul dievaluasi dengan metode analisis deskriptis.

 

E. Kesimpulan

  1. Pada Kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah Prosedur pengelolaan suratnya menggunakan asas sentralisasi dan pengelolaan suratnya dilaksanakan berdasarkan dengan berpedoman pada Petunjuk Teknis Pengelolaan Surat Masuk/ Surat Keluar Dan Tata Naskah Pada Dipenda Provinsi Jateng.
  2. Pada Kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah Prosedur Pengelolaan surat masuknya meliputi : penerimaan surat, Pengecekan surat, penandatanganan ekspedisi, pensortiran surat, membuka sampul/ amplop, pengarahan surat, pengirim surat, Penyimpan berkas kartu kendali surat masuk, sedangkan untuk surat keluar meliputi ; pembuatan net konsep, pengetikan konsep, penggandaan surat, pengesahan surat keluar, pemberian nomor dan cap dinas, pengecekan kelengkapn surat, pencatatan dalam buku agenda, pemberian sampul surat dan Pengiriman surat. Sedangkan untuk penyimpanan suratnya Dinas Pendapatan Daerah menggunakan asas desentralisasi
  3. Pada Kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah dalam pengelolaan surat masuknya masih terdapat kendala yaitu terjadinya penumpukan surat selain itu masih minimnya pemahaman pegawai mengenai bagaimana pengelolaan surat yang efektif dan efisien sehingga didalam pelaksanaannya terdapat ketidak sesuaian dalam pengelolaan surat keluar dengan petunjuk pedoman yang ada yaitu dengan ketidak pemakaian Kartu Kendali Surat Keluar (KKSK) sehingga dapat menyebabkan kendala pada proses pengecekan surat keluar.

 

Contoh Skripsi Manajemen

  1. Analisis Portofolio Saham yang Optimal di BEJ dengan Menggunakan Indeks Beta
  2. Analisis Tingkat Kebangkrutan Model Altman dan Foster pada Perusahaan Textile dan Garment Go-Public di Bursa Efek Jakarta
  3. Hubungan Kredit Usaha Baitul Maal Wattamwil (BMT) dengan Pendapatan Usaha Mikro di Kabupaten Tegal
  4. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah
  5. Sistem Perawatan Arsip Tekstual di Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah

 

 

 

Incoming search terms: